Зберігання бух. документів. Виправлення помилок

Керівник підприємства несе відповідальність за належне зберігання первинних документів, облікових регістрів і бухгалтерських звітів протягом установленого терміну, але не менше трьох років.

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, а також бухгалтерські звіти підлягають обов'язковій передачі до архіву. Вони повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах, за їх схоронність несуть відповідальність особи, уповноважені головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності повинні зберігатися у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву.

Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів, оформлення їх і передачу до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства.

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтер­ських звітів з бухгалтерії та з архіву підприємства працівникам інших структурних підрозділів може провадитися тільки за рішенням головного бухгалтера.

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів і бухгалтерських звітів в архіві підприємства визначається згідно з Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. № 41.

По завершенні терміну зберігання документи, що не підлягають передачі до Національного архівного фонду, вилучаються для знищення, про що складається акт.

Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством.

Це означає, що документи з трирічним терміном зберігання, передані до архіву в 2005 році, можуть бути включені до акта не раніше 1 січня 2009 року за умови завершення перевірки державними органами з питань дотримання податкового законодавства.

У разі виникнення спорів, слідчих і судових справ документи зберігаються до завершення цих спорів і справ та ухвалення ос­таточного рішення по них.

ВИПРАВЛЕННЯ ПОМИЛОК

Коректурний спосіб застосовується, коли помилкову суму ще не занесено в підсумок. Як у документах, так і в регістрах неправильний текст або цифри закреслюють, а над закресленим надписують правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати попередній запис. Це виправлення супроводжується надписом «виправлено» та підтверджується підписами осіб, що підписали документ чи ведуть даний регістр.

Спосіб доповнюючої статті застосовують в тому разі, коли помилку допущено лише в сумі відображеної операції і тільки тоді, коли суму помилково вказано меншою, ніж належало б. Для виправлення такої помилки необхідно додатково провести дану операцію на різницю між правильною і помилковою (проведеною) величиною.

Наприклад, на підставі накладної відпущено для виробництва дубових дощок на 10 300 гри. Пізніше було виявлено, що ці дошки помилково було оцінено за вартістю дощок соснових. Справжня їхня вартість становить 12 500 грн. Отже, допущено помилку на суму 2 200 грн. (12 500 - 10 300). За цих обставин складається бухгалтерська довідка, в якій зазначають, що за такий-то період, за відповідною операцією (її номер), за таким-то документом неправильно оцінено списані матеріали, сума помилки становить 2200 грн. На підставі цієї довідки вказана сума проводиться як окрема операція на рахунках.

Унаслідок цього вказану операцію буде відображено на рахунках у належній сумі.

Спосіб сторно, у свою чергу, поділяється на часткове сторно і повне сторно

Часткове сторно застосовують, коли помилку допущено лише в сумі відображеної операції, причому записано більшу суму ніж належить. Отже, виправлення помилки полягає в необхідності зменшення відображеної величини на суму помилки. Таке завдання є, по суті, протилежним до способу додаткової статті. Для цього складають, як і за попереднього способу, бухгалтерську довідку, на підставі якої проводиться операція виправлення помилки. У бухгалтерських регістрах суму за цією операцією записують червоним кольором і під час підрахунку підсумку віднімають, виправляючи в такий спосіб раніше допущену помилку.

Повне сторно застосовують для виправлення помилок в кореспонденції рахунків, коли певну операцію відображено на не належних рахунках. Таке виправлення проводиться в два етапи. На першому на підставі довідки відображається на тих самих рахунках операція з раніше допущеною помилкою, а її сума вказується червоним кольором. Відтак раніше неправильно відображена операція анулюється.

Після цього (другий етап) операцію записують на тих рахунках, на яких необхідно її відобразити.